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英文书信写作--书信的结构和分类  

2011-12-03 14:01:06|  分类: 翻译&写作 |  标签: |举报 |字号 订阅

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书信的结构,即格式,包括信封(envelope)、信头(heading)、信内姓名地址 (inside address)、称呼 (salutation)、正文 (body)、信尾客套语 (complimentary close)、信尾签名 (signature)等。

1)信封(envelope)
英语的信封和中文的一样,有三部分组成,即发信人地址、收信人地址和邮票。只不过英语信封的格式除了邮票所贴的位置 (信封的右上角)和中文的一样外,英语信封上要写的发信人和收信人的地址和中文的大不一样。发信人的地址应写在信封的左上角,收信人的地址应写在信封偏中右偏下处,如下:
Liu Yan-hua
Room 302, No. 48, Yanan Road (M) stamp
Shanghai, 20040
P. R. China Prof. John Hill
607 North Willington Avenue
West Palm Beach, Florida 33404
U. S. A.
2)信头 (heading)
即写发信人的地址和日期(右上角)。信头位于信的最上方,原则上首先按从小到大的顺序(正好与中文书信相反),门牌号码和街名或单位 名占一行(太长可占两行),城镇名和邮政编码占一行,国名占一行。然后是发信日期,它是信头的最后一行,可以写成日月年(英式)也可写成月日年(美式), 如:May8,1996或8May,1996. 必然说明的是,月份要写英文名称,否则有可能产生歧义,如5/8/1996,美国人会理解为1996年5 月8 日,而英国人则理解为1996年8 月5 日。
3)信内姓名地址 (inside address)
即写收信人的姓名和地址(左上角)。封内地址必须和信封地址一致,否则就是出了差错,收信人此时可将信退回或按封内地址转寄。封内地址的第一行是收信人姓名,第二行职务,从第三行开始写收信人地址,写出法原则上和写发信人地址一样。
4) 称呼 (salutation)
即写对收信人的尊称(一般用Dear Mr. … ,; Dear Madam Helen,; Dear Miss…,; Dear John,; Dear Professor Smith,等)。称呼应与亲近程度相吻合。最为正式的也是最不亲近的称呼为Dear Sir(英国用)或Dear Genteman (美国用),一般用于给政府机关、官员的公函中,或用于首次往来的商业书信中。比较熟识的人由应称他的姓,最随便也是最亲近的称呼是直呼其名,一般用于亲 朋好友,但应注意,称姓时只称姓,不要又称名,而称名时 不要加Dr或Mr. 如某人全名为William.另外,如果对方为女性却不知应称Mrs.还是Miss时可称Ms. 。称呼后面的标点英国人习惯用逗号,而美国人习惯用冒号(亲朋好友之间可用逗号)。称呼直接写在收信人地址的正下方,中间空一至二行。称呼后面的标点一般 只能用逗号。 以上信头、信内姓名和地址三部分的结构如下:
Liu Yan-hua
Room 302, No 48, Yanan Road (M)
Shanghai 200040
P. R. China
June 22, 2002
Prof. John Hill 607
North Willington Avenue
West Palm Beach, Florida 33404
U. S. A. Dear Professor Hill,
_____________________________________________
_____________________________________________
_____________________________________________
注:如果是相当熟悉和随便的朋友之间,因为彼此都知道对方的地址,故信头和信内的地址常常省略。
5)正文 (body)
即信件内的主要内容,是信的主体,和中文书信的要求一样,正文的内容要主题突了出、层次清楚、语言简洁、表达准确。如果正文很长需要几张信 纸联页时,则应在每张联页左上端都注明页数和收信人名称,如:Mr.WilliamJ.Hall。正文第一句句子一般和称呼之间空一至二行。
6)信尾客套语 (complimentary close)
即写信人在信的右(或左)下角,写上表示自己对收 信人一种礼貌客气的谦称,相当于文中书信最后的“祝好”、“致礼”之类的话语。如:Best wishes。
7)信尾签名 (signature)
即亲笔签上写信人自己的姓名,如:Sincerely,; Sincerely yours,; Yours sincerely,; Friendly yours,; Truly yours,; Yours truly,; Cordially yours,; Yours cordially,。如果是用打字机或电脑写的信,在写信人签名的上方,同样应该打上写信人的姓名。
除以上七个部分外,有时一些英语书信还包括:
(1)附件 (Enclosure),以Enc. 表示,如“附有。。。。。。证明”应写为Enc…Certificate;
(2)再启(附言) (Postscript),一封信写完了,突然又想起遗漏的事情,这时用P.S.表示,再写上遗漏的话即可,要长话短说。通常在信末签名下面几行的左方, 应于正文齐头。注意:在正式的信函中,应避免使用附言。. 表示;
(3)抄送件(Carbon Copy to…),以c.c. 表示,说明一式多份抄送其他有关人员。这些都是次要的补充部分。P.S. 主要在私人信件中使用,事务信件中应避免使用,以免造成写信人粗心大意的印象。Enc.和c.c. 大都用在商贸信函中。

书信(Letter)一般可分为事务信件或公函(Business Letter or Offical Correspondence)以及私人信件(Private Letter)两大类,本文以实例形式讲述了邀请信、感谢信、求职信及回信的具体书写。

1) 邀请信
邀请信有正式和非正式之分,也有介于两者之间者。正式邀请信一般属于公函类,私人邀请信一般属于非正式文体。邀请朋友、熟人参加某一聚会时,再词句上不一 定多加斟酌,用词太正规倒显得关系不密切。但是如果与被邀请人不太熟悉的话,最好用正式文体。如虽认识但并不十分了解,文体可介于两个者之间。由此可见, 私人邀请究竟用什么文体,关键看与被邀请人之间的亲疏的程度。邀请信要明确写出活动(是晚会、晚餐还是一般的聚会等)、活动的时间地点组织这项活动的理 由,有时还应告诉对方可能出席的人,另外一般希望对方给予答复。

(1) 非正式邀请信,如;
26 Coventry St.London
Sept. 15th, 1999.
Dear Jack,
I am going to the cinema to see the Red River Valley and I have two tickets. Would you like to come? The film starts at 7:30 p.m. Maybe we can meet at the Covent Garden Station at 7:00 p.m. and have a drink before the film starts. Please phone me at home to let me know.
Looking forward to seeing you.
Love
Mary
这封信是写给朋友的,所以用语比较随便,比较口语化。

(2) 正式邀请信,如:
Dear Ms. Gupta;
It’s our great pleasure to announce that Jan. 19th is the 3rd anniversary of the founding of our corporation. We have a small party as follows: 7:00p.m.,Jan. 19th, Room No.123, Kunlun Hotel. At this moment, we would like to express our sincere gratitude to our clients for both courtesy and support over the past three years. Please confirm if you plant to attend.
Yours Sincerely,
Lewis
这是一封正式邀请信,十分正规,无论从句式,还是用语都十分讲究。

(3) 介于正式和非正式之间的邀请信,如:
No.4 Middle School
Beijing 100034
April 29th,2000
Dear Miss Katherine,
I am very pleased to write to you. My name is Yu Hong and I am monitor of Class One, Grade Three of the No.2 Middle School of Ji'nan. Last year, you came here to give a speech, which was "Fast Reading". My classmates and I all thank you very much. We will have an English evening at 7:00--9:00 on the evening of May 4th in our classroom. Would you please come and attend the evening party? At the party, we will sing English songs, play games and so on. And we are anxious to invite you to come to sing us an English song. After that we can enjoy the music. We hope to see you soon.
Yours
Yu Hong
这封信是写给一位外籍教师的,这位外籍教师曾经到过这所学校,虽然作者认识,但并不十分了解。

2)感谢信
感谢信可分为感谢馈赠、感谢款待、感谢帮助、感谢送行和感谢探病等。
感谢信一般包括以下几点:
①对收信人的称谓;
②写信的目的;(Thank you for…)
③致谢并详述所收到的礼物或得到的帮助等;
④结尾及谦称。

3)求职信
求职信属于公务信函,格式和用词比较规。信的内容大体上分为三部分
①写信的目的,
②自我介绍,
③要求。

注意下面几点:
①写信的目的要直截了当地在信的开头提出。
②自我介绍部分主要介绍自己的学历、工作经历、解决问题的能力等等。在行文、用词上要表现出自信、恳切的态度,语言简明扼要,突出介绍自己的优点,与众不同的特长或有利条件。还要紧扣用人单位的需求,巧用词语,有国地说服对方,此职非你莫属。
③最后提出进一步联系的途径,如:时间、地点。还可以主动提出接受面试或考核等。
④求职信在写作特点上主要用第一人称以及动词的一般现在时。如:
Ms Li Ling
P.O.Box 231
Beijing
July 10,1999
Dear sir(s),
I have just read in the newspaper that a secretary of the English language in wanted in your company. I am therefore writing to you to introduce myself. I'd like to get the job. I am a girl college student of 22 years old. My name is Li Ling. I am studying in the language department. I can speak, read and write English very well. As a second language, I can read and speak a little French. I have some work experience as a typist in my spare time at school, and as a tourist guide during summer holidays. The bosses I worked for were all satisfied with my work. I am sure I'll satisfy you as well. You can get more information about my studies and work from the college. I am looking forward to visiting your office at any time for a talk or a test.
Faithfully
Li Ling

4)回信
写回信时应特别注意正确理解写信人的意图、所提问题、必须对写信人的问题给予明确的答复。如下例:
No.1 Middle School of Nanjing,
Jiangsu, China
Jan.23rd, 2000
Dear Jack
Thanks for your letter. Yes, I have some difficulty in learning English. For example, I can't tell the difference between written English and spoken English. Sometimes I often make mistakes while speaking to others. I want to improve my spoken English. But I don't know how. Would you please give me some advice? As you say, it is really difficult to write toe Chinese characters, but don't worry about it. Have you considered doing plenty of practice? And I suggest you write them as much as possible. I think it will be of great help. I'm looking forward to hearing from you again.
Best wishes.
Yours
Li Ling
原信中作者问到英语学习的情况,同时征求学习汉语的建议并谈到自己在学习汉语的过程中遇到的问题。回信中作者对来信中的问题作了详细的回答并给出了建设性的建议。

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